• Wilma Groenendijk

Je project een succes in 5 stappen

Je project loopt op rolletjes. Je doelgroep is via de mail geïnformeerd en je hebt een artikel op Intranet en in de Nieuwsbrief geplaatst. Volgens het communicatieplan hou je iedereen na iedere mijlpaal op dezelfde manier op de hoogte. Er verandert veel: bestaande functies en procedures gaan op de schop en er komen zelfs andere applicaties. Het is niet het enige veranderingstraject dat je doelgroep in korte tijd te verduren heeft gekregen, maar je hebt nog geen negatieve reacties ontvangen.

Het gaat uitstekend, want geen bericht is goed bericht, toch?


Het zou kunnen, maar waarschijnlijk is het niet.


Ongelijke beleving

Wanneer je je doelgroep vraagt of ze goed geÏnformeerd worden vanuit het project, zul je waarschijnlijk een ander antwoord krijgen dan wanneer je het aan het projectteam vraagt. “Te laat en onvoldoende” zou weleens een veel voorkomend antwoord van je doelgroep kunnen luiden. Maar hoe kan dat? Er is toch veel aandacht besteed aan het goed verwoorden van de boodschap en die is in een vroeg stadium en veelvuldig gecommuniceerd?


Waar gaat het dan mis?

Het gaat mis bij je aanname dat je informatie ook daadwerkelijk gelezen en begrepen wordt. Heb je al eens stilgestaan bij de kans dat je informatie maar deels of zelfs helemaal niet gelezen wordt? Onbegrijpelijk zou je zeggen, het is immers zo belangrijk!

Het overkomt jou niet alleen, het is helaas de alledaagse realiteit, dat informatie op deze wijze niet of nauwelijks gelezen wordt.


Hoe lost je dit op?

Door een manier van communiceren te vinden die wel aansluit bij de beleving van je doelgroep. Door een band te creëren met alle betrokken partijen en zo eventuele weerstand weg te nemen.


Oorzaak 1: Versnipperde aandacht

We krijgen per dag zoveel informatie te verwerken dat onze aandacht versnippert. Het lezen van lange stukken tekst gaan we het liefst uit de weg. Zeker wanneer het informatie betreft die ons niet uitkomt. Als je bedenkt dat de meesten wars of moe zijn van veranderingen, is het helemaal niet zo vreemd dat juist dit nieuws overgeslagen wordt.


Tip 1: Gebruik een animatie bij het starten van het project

De eerste indruk is het allerbelangrijkst. Giet daarom je informatie in een vorm die je doelgroep aanspreekt. Een animatie is een goede binnenkomer en een bewezen manier om dergelijke trajecten succesvol onder de aandacht te brengen.

Waarom?

In het grote informatieaanbod trekt beeld en geluid direct de aandacht.

Steeds vaker wordt voor informatie langer dan een alinea een filmpje gezocht dat het eenvoudig illustreert. Een animatie kan in korte tijd veel informatie kort en krachtig overbrengen.

Het biedt je de kans om de taal van je doelgroep te spreken, soms zelfs een vleugje humor te gebruiken, waardoor je de aandacht vasthoudt.

Bijkomend voordeel van kleurrijke animaties is dat je niet alleen de linker- maar ook de rechterhersenhelft stimuleert, waardoor informatie sneller opgenomen wordt. Daarbij onthoud je informatie ook nog eens beter als je het niet alleen leest, maar ook hoort en ziet.


Oorzaak 2: Afstand

Nieuws van bekenden is interessant, nieuws van vreemden wordt al gauw als ongewenst ervaren. Een projectgroep, ook als deze is samengesteld uit de eigen gelederen, wordt niet altijd gelijk als ‘eigen’ ervaren. Integendeel, er kan zelfs een behoorlijke afstand zijn. Komen de volgende typeringen je bekend voor: “ Weer iets nieuws van: de managers, de hoge heren, zij van het hoofdkantoor, die lui met die moeilijke naam, ...”?

Wanneer er geen band gevoeld wordt met het project is de kans groot dat het nieuws overgeslagen wordt. Dat zorgt ervoor dat je doelgroep niet goed geïnformeerd raakt, wat ook als zodanig ervaren kan worden, waardoor je doelgroep zich buitengesloten kan voelen. De afstand en daarmee de onverschilligheid wordt hierdoor steeds groter.


Tip 2: Laat een lid van het projectteam animeren

Dit geanimeerde personage wordt het gezicht van je project. Een getekend personage trekt eerder de aandacht dan een echt persoon. Het is verfrissend, maakt nieuwsgierig en het valt op tussen alle dagelijkse filmbeelden. Wanneer het realistisch getekend is, behoudt het de geloofwaardigheid van een bestaand persoon. Vooral als de tekst van het personage in de animatie door datzelfde projectlid wordt ingesproken.

Een geanimeerd personage wekt sympathie op. Je doelgroep zal de informatie eerder als positief ervaren, wat handig is om je doelgroep naar jouw kant of op jouw hand te krijgen.


Oorzaak 3: Hoge drempel

Ook al is er een project mailadres, -website, of -pagina op het intranet of social media om te reageren, wanneer je doelgroep een afstand ervaart, kan het daar lang stil blijven.


Tip 3: Zorg dat het personage makkelijk te benaderen is voor een reactie.

Maak een echt persoon van je personage met een mailadres, Facebook account of wat nog meer gebruikelijk is binnen je organisatie. Gebruik hiervoor een ‘profielfoto’ van het personage. Dat maakt het heel laagdrempelig om te reageren.


Oorzaak 4: Te veel nieuwsbronnen

Gedurende een project zijn er verschillende communicatiemomenten met verschillende doeleinden en vaak verschillende afzenders. Is de informatieverstrekking in het begin van algemene aard, naarmate het project vordert, wordt de informatie concreter en meer toegespitst op het individu. De ontvanger kan het als verwarrend of belastend ervaren als er door verschillende projectmedewerkers gecommuniceerd wordt. Terwijl dat lastig is te voorkomen omdat het toch vaak de proceseigenaren, zoals applicatiebeheerders, zijn die vanuit hun kennis en ervaring de uitleg verzorgen.


Tip 4: Communiceer alles vanuit het personage

Mailtjes, updates, artikelen of uitleg van je personage zijn herkenbaar voor je doelgroep en zullen tussen alle andere informatie opvallen en als eerste gelezen worden. Laat voor uitleg van IT toepassingen voor het personage een account in de applicatie aanmaken. Voorbeelden in je uitleg kunnen dan met die gebruiker getoond worden. Voor uitleg van verschillende stappen met veel tekst of meerdere plaatjes is een animatie met opgenomen beeldschermweergaves een eenvoudig en effectief alternatief.


Oorzaak 5: Nieuwsmoe

Commitment en een goed geïnformeerde doelgroep is voor het slagen van je project een randvoorwaarde, dus wordt er veel gecommuniceerd. Maar wanneer dit niet doeltreffend gedaan wordt, kun je daarin ook doorschieten. Te veel informatie is net zo schadelijk als te weinig.


Tip 5: Maak steeds een animatie van de voor de doelgroep belangrijke mijlpalen.

Nu je de aandacht hebt, moet je die ook vast weten te houden. Zorg voor een goede balans tussen geschreven informatie en animaties. Complexe of veel informatie? Kies dan voor een animatie. En wanneer je het goed aanpakt, zit iedereen op het vervolg te wachten!


Conclusie: 5 eenvoudige stappen:

  1. Gebruik een animatie bij het starten van het project en deel deze op zoveel mogelijke manieren met je doelgroep.

  2. Laat daarvoor een lid van het projectteam animeren en dat geanimeerde personage je verhaal vertellen.

  3. Zorg dat dit personage als gezicht van je project makkelijk via de mail, intranet of social media te benaderen is.

  4. Spreek met een mond: laat alle communicatie vanuit je personage verlopen.

  5. Maak steeds een animatie voor complexe informatie en de voor de doelgroep belangrijke mijlpalen.

Zo eenvoudig?

Vinden wij wel. Kijk verder op deze website voor meer informatie.


Auteur: Wilma Groenendijk








31 keer bekeken
terug knop.png