4 situatieschetsen

Nieuw EPD

Situatieschets 1 

Heeft je organisatie besloten een nieuw Elektronisch Patiënten Dossier in gebruik te nemen en ben je bezorgd over de implementatie? Vraag je je af hoe jij de medewerkers kunt voorbereiden zodat de overgang soepel zal verlopen? Je wilt continuïteit van de zorgprocessen en de verantwoording waarborgen, maar hoe voorkom je dat het een chaos wordt? 

Door betrokkenheid te creëren

Oplossing

Met herkenbaarheid en herhaling betrekken we alle medewerkers bij je EPD project. 

Wij geven je project een gezicht in de vorm van een realistisch geanimeerd personage, laten we haar Dee noemen. Dee vertelt in animaties wat er komen gaat en maakt de soms technische informatie begrijpelijk voor iedereen. Dee heeft een eigen e-mailadres, zij verstuurt alle projectmails en is zo benaderbaar voor alle medewerkers. Vragen van hen behandelt ze in haar wekelijkse column en haar Veelgestelde Vragen Pagina op Intranet. Screensavers en posters van Dee verkondigen de belangrijkste data en weetjes.

Alles zoveel mogelijk in jullie huisstijl, Dee is zelfs gekleed in de huisstijlkleuren. 

Resultaat

Je medewerkers voelen zich betrokken bij de veranderingen, zijn gemotiveerd en goed geïnformeerd. Hierdoor verminder je de kans op opstartproblemen en blijft de kwaliteit van de zorg stabiel en het declaratiesysteem soepel verlopen. 

Situatieschets 2

Eindelijk is het zover! Alle oude computers worden ingeruild voor nieuwe. Daar wordt iedereen blij van! Of toch niet helemaal? Gebruikers moeten bij de uitrol zelf een aantal acties verrichten voor ze met de nieuwe pc’s aan de slag kunnen. Lukt dat niet, dan kunnen ze niet bij hun mail, applicaties of documenten en loopt de continuïteit gevaar.  Hoe kun je de impact beperken? 

Zet Ietje in als troef!

Oplossing

Ietje gaat ervoor zorgen dat de gebruikers precies weten wat ze moeten doen en wanneer. 

Ietje is als geanimeerd personage de woordvoerder van de IT afdeling in alle communicatie rondom dit project. Ietje heeft een mailadres en een eigen plekje op de IT voorlichtingspagina. Ruim van tevoren stuurt Ietje een animatie waarin zij de voordelen van de nieuwe pc’s uitlegt en vertelt over de consequenties voor de gebruikers, op welke manieren ze verdere uitleg kunnen verwachten en waar zij met hun vragen terecht kunnen. Vlak voor de uitrol ontvangt iedereen de animatie waarop Ietje de nodige handelingen stap-voor-stap laat zien en toelicht, om te bekijken vanaf een mobieltje tijdens het opstarten van de nieuwe pc.  Met eventuele vragen kunnen de medewerkers  terecht bij de IT-ondersteuners op locatie, te herkennen aan hun T-shirts met Ietje.  

Resultaat

Je gebruikers zijn goed geïnformeerd en voorbereid op het moment van de uitrol. De verstoring blijft beperkt en minimaliseert de extra werkdruk bij de medewerkers. 

Nieuwe computers

Geef je project een gezicht

Nieuw personeel

Situatieschets 3 

Met extra personeel wil je de werkdruk verminderen, maar het inwerken creëert in eerste instantie alleen maar extra belasting. Het vergt veel tijd want medewerkers moeten goed op de hoogte zijn van de procedures voor zij zelfstandig kunnen functioneren. Daarbij komt dat niet iedereen de proeftijd haalt en het personeelsverloop sowieso al redelijk hoog is. 

Kan dit proces niet efficiënter ? 

Ja, met onze animaties!

Oplossing

In plaats van een dikke map met leesvoer krijgt de nieuwe medewerker bij de aanstelling toegang tot enkele animaties over de organisatie. De medewerker krijgt hiermee een warm welkom en alvast een goede indruk van de cultuur en de manier van werken. Op de eerste werkdag volgen de animaties van de afdeling behorend bij de functie. De leidinggevende hoeft bij het inwerken niet meer te beginnen bij het begin, want de nieuwe medewerker heeft al geleerd over de IT systemen en de belangrijkste procedures en kan steeds terugvallen op de animaties. Er is gekozen voor een personage voor de gehele organisatie, het verschil in afdeling en functie is te herkennen aan verschillende accessoires.

Resultaat

Nieuwe medewerkers voelen zich eerder thuis en zijn sneller productief en betrokken. De belasting voor de leidinggevende en de collega’s wordt lager. 

Situatieschets 4

Je staat aan het begin van een reorganisatie. Je meeste aandacht gaat naar het creëren van betrokkenheid; zonder commitment is het project immers gedoemd te mislukken. 

Het toverwoord is communiceren, communiceren, communiceren. Uit ervaring weet je dat lang niet alles gelezen wordt door de medewerkers. Hoe zorg je ervoor dat jouw informatie wel aankomt?

Geef je zakelijke boodschap een menselijk jasje

Oplossing

Vriendelijk en laagdrempelig communiceren, dat is cruciaal om ook de medewerkers die moeite hebben met veranderingen erbij te betrekken. De verantwoordelijke directeur informeert de medewerkers over de aanstaande plannen als een getekend personage in een animatie. Iedere mijlpaal weer een nieuwe animatie, zo blijven de medewerkers goed op de hoogte van de vorderingen. Bij alle andere communicatie uitingen van het project staat altijd een ‘foto’ van het personage waardoor ook deze informatie in het oog springt.

Een echt persoonlijk contact creëeren we met een Q&A via een livestream met dit personage. Dat lijkt op een gewone livestream, waarmee je heel eenvoudig veel medewerkers tegelijk kunt bereiken, maar wanneer de directeur de vragen beantwoordt zien zij niet hem of haar maar het personage praten. En heel handig: Hij heeft de Illustraties uit de animaties bij de hand om de antwoorden duidelijk toe te lichten.

Resultaat

Medewerkers die open staan voor je boodschap en zich gehoord voelen. 

Reorganisatie

Meer informatie?

AA  logo lichte achtergrond.png

KVK 69534586

IBAN NL06 RABO 0322  6231 11

  • LinkedIn Social Icon
  • Instagram
  • Facebook
  • YouTube

Bezoek ons

Anneveldt Animaties

't Handelshuys

Udenseweg 2

5405 PA Uden